制作日記

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当社デスク業務について~シフト管理や請求書作成にアプリを活用しています

こんにちは。デスクの西川です。

本日は当社の『デスク業務』についてブログを書かさせて頂きます。デスク業務と言っても様々な内容を思い浮かべることができますよね。書類整理や電話・メール対応、、、etc。デスク業務はずっとパソコンとにらめっこみたいなイメージが強いですが、確かにそのようなイメージです。

実際にデスク業務を経験してみて、自分自身の変化を感じています。使える言葉のバリエーションが増えたことや、パソコン操作の上達など、成長したと思うことがありました・・・と個人的な話はここまでにしておいて、当社のデスク業務について説明したいと思います。

まず、デスク業務の中心は、電話・メール応対ですが、基本的には、映像技術・番組制作に関する業務依頼の応対になります。問い合わせがあれば、まず従業員のシフトを確認し、折り返し電話をして業務の依頼の受け答えをします。電話で心がけていることは、言葉に気持ちを乗せて、元気よく対応することです。メールでは、電話対応とは逆に言葉では気持ちが伝えづらいため、丁寧な文章や正確な敬語を使うよう心がけています。

また、従業員のシフト管理も行っており、スマートフォンのアプリ、『Time Tree(タイムツリー)』を使って管理しています。このアプリはカラーバリエーションが豊富で、業務スケジュールを通知設定で教えてくれる機能などがあり、見やすく且つ管理しやすいアプリです。普段、このアプリに非常に助けられています。(笑)シフト管理で気を付けていることは、やはり従業員のシフト被りです。シフト被り起こして業務に支障がでないよう気を配っています。また、業務の前日の夕方には、各スタッフへ翌日の仕事の連絡をし、集合時間・集合場所を正確に伝えるだけでなく、担当者も伝えることで、現場に向かう従業員に何かあった場合でも、すぐさま電話で対応できるようにしています。

経理の業務では、請求書の作成を中心に行っています。請求書の作成には『MISOCA(ミソカ)』という、きれいに美しくまとめられる請求書アプリを使っています。使い勝手もよく、何よりもみてて美しいそんなアプリです。他の会社様が請求書を見て、見やすい&美しいと思ってもらえるよう、文字サイズやフォントを意識しながら作成しています。請求書作成は「どのような会社なのかを印象付ける大事なもの」という意識を持ち、大切な作業の一つとして力を入れています。

以上、簡単ですが、弊社のデスク業務についてご説明させていただきました。

テレビカメラマン・カメラアシスタント・音声・機材の貸し出し・急なロケ発注等の業務発注や、当社で働いて見たい!と求職をご希望される方など、全てデスクがご対応致しますので、お気軽にお電話、もしくはお問い合わせフォームにてご連絡下さいませ。

今後ともよろしくお願いいたします。